Люди, полагаю на данном этапе создание официальной юридически зарегистрированной организации нецелесообразно. При таком раскладе нужно серьезное руководство и постоянный контроль, о финансовых вложениях я вообще молчу. Подобные "слеты пионЭров-юннатов" организовываются следующим образом: (я про финансы) если организовывать серьеное мероприятие с большим количеством участников, делается регистрация и шкала регистрационных взносов. Те, кто регистрируются загодя через и-нет, переводят в официальный орг-комитет регистрацилнный взносы (такие взносы обычно меньше, чем взносы на месте, ибо, сами понимаете, поучаствовал заранее тебе прЫз в виде дискаунта на регистрации и поощрительные похлопывания по плечам от "бывалых", а такдже вечный почет и уважение
), соответственно на месте регистационные взносы выше (но не запредельно, мы же понимает все, что это достаточно камерное мероприятие, и например потомки Форда нас врядли почтят своим вниманием, а следовательно организаторам не надо будет платить за их перелет в РФ, проживание и развлечение).
На предварительные взносы организуется то, на что собссно хватит срЭдств, поиск площадки и ее аренда (например Тушинский аэродром или еще что-то), аренда звукового оборудования (качественный звук ваших прЭкрасных авто - это здорово, но единая система, согласитес не помешает), столики, стульчики, муз/стрип/юмор коллективы (нужное подчеркнуть
), фейерверки, флаги, шарики, подарки, выпивка алк/безалк, закуска, обширная реклама в инете и целевой аудитории (все сие естесственно при большом размахе и спонсорской поддержке)
Вот собссно мой проф. взгляд